A. Mengenal e-mail
Electronic Mail (disingkat e-mail atau surat-elektronik) atau nama umumnya dalam bahasa Inggris “e-mail” (juga: posel atau pos elektronik, dan imel) adalah sarana kirim mengirim suratmelalui jalur internet. Dengan surat biasa seseorang perlu membeli prangko sebagai biaya pengiriman, tetapi surat elektronik tidak perlu memakai biaya untuk mengirim. Biaya yang mungkin dikeluarkan hanyalah biaya untuk membayar koneksi internet.
B. Sejarah e-mail
Sejarah tentang e-mail tidak lepas pula dari sejarah perkembangan internet, dimana sejarah internet dimulai pada 1969 ketika Departemen Pertahanan Amerika, U.S. Defense Advanced Research Projects Agency (DARPA) memutuskan untuk mengadakan riset tentang bagaimana caranya menghubungkan sejumlah komputer sehingga membentuk jaringan organik. Program riset ini dikenal dengan nama ARPANET. Pada 1970, sudah lebih dari 10 komputer yang berhasil dihubungkan satu sama lain sehingga mereka bisa saling berkomunikasi dan membentuk sebuah jaringan.
Tahun 1972, Roy Tomlinson berhasil menyempurnakan program e-mail yang ia ciptakan setahun yang lalu untuk ARPANET. Program e-mail ini begitu mudah, sehingga langsung menjadi populer. Pada tahun yang sama, icon @ juga diperkenalkan sebagai lambang penting yang menunjukan “at” atau “pada”. Tahun 1973, jaringan komputer ARPANET mulai dikembangkan meluas ke luar Amerika Serikat. Komputer University College di London merupakan komputer pertama yang ada di luar Amerika yang menjadi anggota jaringan Arpanet. Pada tahun yang sama, dua orang ahli komputer yakni Vinton Cerf dan Bob Kahn mempresentasikan sebuah gagasan yang lebih besar, yang menjadi cikal bakal pemikiran internet. Ide ini dipresentasikan untuk pertama kalinya di Universitas Sussex.
Hari bersejarah berikutnya adalah tanggal 26 Maret 1976, ketika Ratu Inggris berhasil mengirimkan e-mail dari Royal Signals and Radar Establishment di Malvern.
C. Anatomi Alamat e-mail
Alamat internet mempunyai 2 bagian penting yaitu :
- Dipisahkan oleh tanda axon/@ (tanda di)
- Bagian sebelum tanda @ (dibaca at)adalah kotak surat (ID) atau User Name atau nama pribadi kita dan sesudahnya adalah domain, yang biasanya nama penyedia jasa internet, sepertiyahoo.com, gmail.com, plasa.com dan lain-lain
Anatomi e-mail, sebagai contoh:
Keterangan:
budiprama@teacher.com
- budiprama : nama kotak surat (mailbox) atau nama pengguna (username) yang ingin dituju dalam mailserver
- teacher.com : nama mailserver tempat pengguna yang dituju, rinciannya:
- .com : subdomain (milik pemegang nama domain), biasanya merujuk ke suatu komputer dalam lingkungan pemilik domain
- com: menunjukkan bahwa domain ini termasuk kategori bisnis/komersial (commercial)
Sama halnya dengan surat biasa yang harus melewati beberapa kantor pos sebelum sampai ke tujuannya, begitu dikirimkan oleh seseorang melalui komputer yang tersambung ke internet sebuah e-mail masuk ke beberapa komputer lain di sepanjang jaringan internet. Komputer-komputer itu disebut dengan e-mail server. Ketika e-mail tersebut sampai ke server yang menjadi tujuan (seperti yang ditunjuk pada alamat e-mail – kepada siapa kita menulis e-mail)e-mail tersebut disimpan pada sebuah e-mailbox. Si pemilik alamat e-mail baru bisa mendapatkan e-mail itu kalau yang bersangkutan mengecek e-mailbox-nya. Jadi, tidak benar kalau dibayangkan bahwa untuk bisa menerima e-mail kita harus terhubung terus menerus dengan internet.
Untuk bisa menerima e-mail kita mesti memiliki sebuah account pada suatu e-mail server, yang tentu berada pada sebuah ISP (Internet Service Provider). Ini sama dengan bila kita memiliki alamat rumah kita. Hanya bedanya, bila pada surat biasa kita hanya bisa menerima surat manakala kita berada di alamat kita, sedangkan pada e-mail, kita bisa menerimanya di mana saja kita berada.
Hal itu bisa dilakukan karena bila kita bisa mengkontak sebuah e-mail server di mana kita punya account e-mail, maka kita bisa mengambil / men-download semua e-mail yang ditujukan kepada alamat e-mail yang kita miliki. Untuk itu kita mesti memperhatikan protokol penerimaan dan pengiriman e-mail. Protokol di sini maksudnya adalah sebuah prosedur standard untuk mengatur transmisi data di antara komputer-komputer. Untuk pengiriman, protokolnya adalah SMTP, singkatan dari Simple Mail Transfer Protocol; untuk penerimaan, protokolnya adalah POP singkatan dari Post Office Protocol. Setiap e-mail server memiliki SMTP dan POP yang berbeda-beda.
D. Macam-macam e-mail
a. POP Mail
POP singkatan dari Post Office Protocol. Jalan yang dilalui sebuah e-mail mirip dengan yang dialami oleh sebuah snail mail, yang harus melewati beberapa kantor pos perantara sebelum akhirnya sampai ke tujuan. Sebuah e-mail akan melewati beberapa komputer yang berperan sebagai router atau e-mail server, sebelum akhirnya tiba pada e-mail server yang ada pada ISP di mana alamat e-mail kita terdaftar.
E-mail jenis ini sama dengan e-mail yang kita terima dari ISP (bagi yang connect dari rumah dan kantor). Contohya apabila kita menggunakan jasa ISP Indo.net maka akan mendapatkan satu atau lebih layanan internet.
Keuntungan:
- Lebih cepat untuk mengirim beberapa e-mail sekaligus
- Dapat mengunakan server e-mail dari ISP (provider) untuk mengirim
- Tidak perlu dikejar waktu untuk membalas e-mail karena dapat mengetik e-mail dengan offline dan baru dikirim.
Kerugian:
- Harus mendownload e-mail dahulu selama online
- Diharuskan mensetting pada program e-mail tersendiri seperti Eudora, Netscape e-mail,Microsoft Outlook
- Diharuskan untuk men-setup program e-mail dari dan kemanae-mail tersebut di kirim.
b. E-mail Forwarding
E-mail Forwarding adalah nama e-mail netter yang di forward atau dipindahkan. Netter cukup meminta sebuah nama e-mail dan meminta ISP tersebut untuk memindahkan ke e-mail lain. e-mail Forwarding berfungsi mengalihkan (mengirim kembali) sebuah nama e-mail lain dan server akan mengirimkan ke e-mail lain yang sudah ditentukan sewaktu meregistrasi. Forwarde-mail tidak mengijinkan sebuah nama e-mail yang bouncing atau berpindah dengan nama yang sama. Bila ini dilakukan, e-mail forward akan menghapus e-mail Forwarding tersebut.
E-mail jenis ini akan terasa manfaatnya apabila kita yang belum menemukan layanan e-mailyang cocok atau suka ganti-ganti e-mail. Pada dasarnya ini merupakan e-mail yang dikirim kepadanya ke account kita yang lain.
Keuntungan:
- Berfungsi mengirim sebuah nama e-mail ke nama e-mail lain
- Dapat berganti-ganti (forward) ke server / nama e-mail lain
Kerugian:
- Bertujuan hanya memindahkan e-mail
- Attachment file biasanya dibatasi.
c. Web Base E-mail
Web-based e-mail, atau e-mail berbasis web dikembangkan dengan tujuan untuk memberikan jasa e-mail kepada orang yang memiliki akses internet, tetapi tidak memiliki account e-mailsendiri, atau yang dimiliki bukan akses ke e-mail server, tapi ke sebuah web server.
Jadi, orang yang akan mengirimkan e-mail pertama-tama harus mengikuti prosedur untuk membuat sebuah account e-mail yang pada umumnya disediakan secara gratis. Setelah selesai kita akan memiliki sebuah account e-mail dengan user name yang telah kita tentukan dandomain name yang sudah ditetapkan oleh si pemberi jasa e-mail gratis ini, termasuk denganpassword.
Bila kita akan mengecek apakah ada e-mail yang ditujukan untuk kita maka kita akan harus masuk ke bagian inbox yang tentu disediakan di halaman tertentu di website yang memberikan jasa e-mail semacam ini. Sekali lagi, semuanya tidak menggunakan e-mail client, tapi fasilitas yang dibuat khusus pada sebuah website. Contoh untuk ini banyak sekali, sepertihotmail.com, yahoo.com, gmail.com, dan lain-lain.
Keuntungan:
- Real time
- Sangat mudah digunakan
- Tidak perlu mendownload e-mail dan langsung dilakukan selama online
Kerugian:
- Mengirim dan membuka e-mail harus dilakukan selama online
- Harus dibuka satu persatu pada e-mail
- Membalas e-mail juga harus selama online.
D. Etika Menggunakan E-mail
Etika dalam e-mail sama dengan etika dalam menulis surat biasa. Ada e-mail yang isinya formal ada yang informal. Beberapa hal penting:
- Jangan mengirim e-mail dengan lampiran (attachment) yang terlalu besar (lebih dari 512 kB). Tidak semua orang mempunyai akses Internet yang cepat, dan ada kemungkinan lampiran tersebut melebihi kapasitas e-mail penerima, sehingga akan ditolak mailserver penerima. Selain itu, perhatikan juga bahwa beberapa penyedia email juga menerapkan batasan tentang jumlah, jenis, dan ukuran e-mail yang dapat diterima (dan dikirim) penggunanya.
- Jangan mengirim lanjut (forward) e-mail tanpa berpikir kegunaan bagi orang yang dituju.
- Selalu isi kolom subjek, jangan dibiarkan kosong.
- Gunakan kata-kata dengan santun. Adakalanya sesuatu yang kita tulis akan terkesan berbeda dengan apa yang sebetulnya kita maksudkan.
- Jangan menggunakan huruf kapital karena dapat menimbulkan kesan anda berteriak.
E. Cara Kerja e-mail
Yang kita lakukan bila kita berkomunikasi menggunakan e-mail adalah mengetikkan pesan yang akan kita kirim pada program komputer yang dikhususkan untuk keperluan ini (email client), seperti Outlook Express, Netscape Communicator, Eudora, Pegasus, dan lain-lain. Kemudian pesan yang telah selesai disusun kita kirimkan, setelah sebelumnya kita menghubungkan komputer kita dengan internet.
Biasanya bersamaan dengan mengirim, kita juga sekaligus mengecek apakah ada pesan yang ditujukan ke alamat kita. Setelah itu kita bisa memutuskan hubungan dengan internet. Bila kita telah terampil mengoperasikan program e-mail yang digunakan, proses tadi dapat berlangsung sangat cepat. Hasilnya kita dapat melakukan penghematan pulsa telpon.
Bahkan di antara mereka yang sering menggunakan e-mail telah berkembang ke dalam konvensi-konvensi pergaulan tertentu, yang sangat penting untuk diketahui oleh para pemula, seperti netiquette, smiley / emoticon, avatar / nickname, dan sebagainya.
Akhirnya dengan semakin canggihnya program e-mail yang digunakan, semakin terbuka pula kemungkinan yang lebih luas. Dewasa ini semua e-mail clients mampu menyertakan file padae-mail yang dikirimkan, sebagai attachment / lampiran. Ini berarti yang dikirimkan oleh e-mailbukan hanya tulisan, tapi bisa juga suara, gambar, bahkan gambar bergerak.
